Cách hạch toán quà tặng cho nhân viên toàn diện từ A đến Z

Nhiều doanh nghiệp có phát sinh mua quà tặng cho nhân viên trong các dịp lễ tết, sự kiện doanh nghiệp và cần tìm hiểu cách hạch toán chi phí quà tặng cho nhân viên sao cho đúng quy định.

1. Tổng quan về hạch toán quà tặng cho nhân viên

Hạch toán quà tặng cho nhân viên là gì?

Hạch toán quà tặng cho nhân viên là quá trình ghi nhận và xử lý các khoản chi phí liên quan đến việc tặng quà cho nhân viên. Điều này bao gồm việc xác định giá trị của quà tặng, tính thuế GTGT phải nộp và ghi nhận các khoản chi phí này vào sổ sách kế toán của doanh nghiệp.

Mục đích của hạch toán quà tặng cho nhân viên

Mục đích của hạch toán quà tặng cho nhân viên là để ghi nhận chính xác các khoản chi phí liên quan đến việc tặng quà cho nhân viên, đảm bảo tính minh bạch và chính xác của sổ sách kế toán, cũng như tuân thủ các quy định của pháp luật về thuế và kế toán.

Đối tượng áp dụng hạch toán quà tặng cho nhân viên

Hạch toán quà tặng cho nhân viên áp dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức có hoạt động tặng quà cho nhân viên của mình.

2. Cơ sở pháp lý về hạch toán quà tặng cho nhân viên

Luật thuế thu nhập doanh nghiệp

Luật thuế thu nhập doanh nghiệp quy định rằng các khoản chi phí tặng quà cho nhân viên được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ

Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về việc lập và sử dụng hóa đơn, trong đó có quy định về việc lập hóa đơn cho quà tặng.

Thông tư 219/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính

Thông tư 219/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi, biếu, tặng, cho, trả thay lương.

Thông tư 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính

Thông tư 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

3. Quy trình hạch toán quà tặng cho nhân viên

Xác định giá trị của quà tặng

Xác định giá trị của quà tặng dựa trên giá mua hoặc giá thị trường của quà tặng tại thời điểm tặng.

Tính thuế GTGT phải nộp

Tính thuế GTGT phải nộp dựa trên giá trị của quà tặng và thuế suất GTGT hiện hành.

Ghi nhận các khoản chi phí vào sổ sách kế toán

Ghi nhận các khoản chi phí liên quan đến việc tặng quà cho nhân viên vào sổ sách kế toán của doanh nghiệp, bao gồm cả giá trị của quà tặng, thuế GTGT phải nộp và các khoản chi phí khác liên quan.

4. Hóa đơn cho quà tặng

Trường hợp phải lập hóa đơn cho quà tặng

Doanh nghiệp phải lập hóa đơn cho quà tặng khi giá trị của quà tặng từ … đồng trở lên.

Trường hợp không phải lập hóa đơn cho quà tặng

Doanh nghiệp không phải lập hóa đơn cho quà tặng khi giá trị của quà tặng dưới … đồng.

Nội dung của hóa đơn cho quà tặng

Hóa đơn cho quà tặng phải ghi đầy đủ các thông tin theo quy định, bao gồm cả giá trị hàng hóa, thuế GTGT phải nộp và các thông tin liên quan khác.

5. Thuế GTGT đối với quà tặng

Giá tính thuế GTGT của quà tặng

Giá tính thuế GTGT của quà tặng được xác định theo giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.

Khấu trừ thuế GTGT đối với quà tặng

Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa được sử dụng để cho, biếu, tặng cũng có thể được khấu trừ theo quy định.

Bên nhận quà tặng không được khấu trừ thuế GTGT

Bên nhận quà tặng không được khấu trừ thuế GTGT của hàng được nhận biếu tặng theo quy định của Thông tư 26/2015/TT-BTC.

6. Chứng từ liên quan đến hạch toán quà tặng

Hợp đồng mua bán quà tặng

Hợp đồng mua bán quà tặng là chứng từ ghi nhận việc mua bán quà tặng giữa doanh nghiệp và bên bán.

Hóa đơn mua quà tặng

Hóa đơn mua quà tặng là chứng từ ghi nhận việc thanh toán cho quà tặng.

Danh sách nhân viên được nhận quà

Danh sách nhân viên được nhận quà là chứng từ ghi nhận những nhân viên được nhận quà tặng của doanh nghiệp.

Quyết định của công ty về quà tặng cho nhân viên

Quyết định của công ty về quà tặng cho nhân viên là chứng từ ghi nhận việc công ty quyết định tặng quà cho nhân viên.

7. Lưu ý khi hạch toán quà tặng cho nhân viên

Phân biệt quà tặng với tiền lương

Cần phân biệt quà tặng với tiền lương, tiền thưởng để ghi nhận đúng các khoản chi phí.

Ghi nhận đúng giá trị của quà tặng

Cần ghi nhận đúng giá trị của quà tặng để xác định chính xác các khoản chi phí.

Khai báo đúng thuế GTGT

Cần khai báo đúng thuế GTGT của quà tặng để tuân thủ các quy định của pháp luật về thuế.

8. Các câu hỏi thường gặp về hạch toán quà tặng cho nhân viên

Hạch toán quà tặng cho nhân viên như thế nào?

Hạch toán quà tặng cho nhân viên bằng cách ghi nhận giá trị của quà tặng, thuế GTGT phải nộp và các khoản chi phí liên quan vào sổ sách kế toán của doanh nghiệp.

Khi nào doanh nghiệp phải lập hóa đơn cho quà tặng?

Doanh nghiệp phải lập hóa đơn cho quà tặng khi giá trị của quà tặng từ …đồng trở lên.

Thuế GTGT đối với quà tặng được tính như thế nào?

Thuế GTGT đối với quà tặng được tính theo giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.

Bên nhận quà tặng có được khấu trừ thuế GTGT không?

Bên nhận quà tặng không được khấu trừ thuế GTGT của hàng được nhận biếu tặng theo quy định của Thông tư 26/2015/TT-BTC.

Các chứng từ liên quan đến hạch toán quà tặng cho nhân viên là gì?

Các chứng từ liên quan đến hạch toán quà tặng cho nhân viên bao gồm hợp đồng mua bán quà tặng, hóa đơn mua quà tặng, danh sách nhân viên được nhận quà và quyết định của công ty về quà tặng cho nhân viên.

Cần lưu ý gì khi hạch toán quà tặng cho nhân viên?

Khi hạch toán quà tặng cho nhân viên cần lưu ý phân biệt quà tặng với tiền lương, ghi nhận đúng giá trị của quà tặng và khai báo đúng thuế GTGT.Hạch toán quà tặng cho nhân viên là một phần quan trọng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Việc hạch toán chính xác và đúng quy định giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác của sổ sách kế toán, cũng như tuân thủ các quy định của pháp luật về thuế và kế toán.